Exercer en libéral offre aux médecins une grande autonomie mais cela implique aussi de gérer de manière rigoureuse la comptabilité de leur activité. Entre obligations légales, choix des outils adaptés et bonnes pratiques, gérer efficacement sa comptabilité est un enjeu majeur pour assurer la pérennité de votre cabinet.
Dans cet article, nous faisons le point sur les règles à respecter et les solutions possibles, avec à la clé nos meilleurs conseils !
Un médecin libéral doit tenir sa comptabilité
Tout médecin exerçant en libéral est soumis à des obligations comptables et fiscales spécifiques. La majorité d’entre eux relève du régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) qui implique de tenir une comptabilité adaptée à la nature de leur activité.
Cette comptabilité doit comprendre :
- La tenue d’un Grand livre, d’un livre-journal et d’un registre des immobilisations et des amortissements ;
- La conservation de tous les documents comptables et justificatifs pendant une durée minimum légale de 10 ans ;
- La déclaration annuelle des résultats via le formulaire 2035 qui sert à calculer le bénéfice imposable ;
- L’éventuelle gestion des immobilisations (matériel médical, mobilier de cabinet…) avec leur amortissement.
Le respect de ces obligations n’est pas qu’une formalité administrative : il est indispensable pour garantir la transparence de votre activité auprès de l’administration fiscale mais aussi pour avoir une vision claire de la santé financière de votre cabinet.
Le saviez-vous ? Faire appel à un comptable n’est pas obligatoire pour un médecin libéral !
Quelles solutions choisir ?
Face à ces obligations, plusieurs options s’offrent à vous pour gérer votre comptabilité de médecin libéral !
1. Gérer soi-même sa comptabilité manuellement
Cette solution est possible mais elle demande une grande rigueur et une bonne connaissance des règles fiscales et comptables. La tenue d’un registre manuel est souvent chronophage et peut facilement conduire à des erreurs ou des oublis. Attention : le simple format Excel ou tout autre tableur utilisé pour tenir votre comptabilité n’est pas reconnu par l’administration fiscale comme un support officiel. En cas de contrôle, vous devrez impérativement pouvoir présenter des documents conformes.
2. Faire appel à un expert-comptable
L’expert-comptable est souvent considéré comme la solution la plus sûre et la plus complète. En confiant votre comptabilité à un professionnel, vous déléguez cette tâche à 100%, bénéficiez d’un accompagnement personnalisé et de précieux conseils pour optimiser la gestion de votre cabinet médical.
L’expert-comptable vous aide également à respecter les délais, à éviter les erreurs et donc à éviter de potentielles sanctions de la part de l’administration fiscale.
Le principal inconvénient ici, c’est le coût qui peut être élevé, surtout pour un cabinet médical avec un volume limité d’opérations. En moyenne, ce coût est estimé comme étant 2 à 5 fois plus cher que le tarif pratiqué par un logiciel de comptabilité.
3. Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne
Pour les médecins qui souhaitent garder une certaine autonomie tout en simplifiant leur gestion, les logiciels de comptabilité en ligne comme Indy représentent une alternative intéressante. Ces outils permettent d’automatiser de nombreuses tâches telles que :
- La synchronisation bancaire ;
- La catégorisation des opérations ;
- Le pilotage des entrées et sorties d’argent ;
- L’édition des documents comptables et des déclarations fiscales ;
- La télétransmission des déclarations ;
- La gestion des notes de frais ;
- …
Certains logiciels proposent même un support ou un accompagnement ponctuel par un expert-comptable, ce qui constitue un excellent compromis.
Quelles solutions est la plus appropriée concernant la gestion de la comptabilité d’un médecin libéral ?
Nos conseils à suivre pour votre comptabilité de médecin libéral
Pour gérer efficacement votre comptabilité de médecin libéral, voici quelques conseils à adopter au quotidien :
- Séparez vos comptes : ouvrez un compte bancaire dédié à votre activité libérale. Cela vous aidera à distinguer clairement vos finances personnelles de celles du cabinet ;
- Restez régulier dans le suivi : quel que soit le mode de gestion choisi, tenez votre comptabilité à jour de façon régulière. Contrôlez fréquemment les entrées et sorties d’argent, vérifiez que les opérations sont correctement enregistrées et catégorisées, en particulier si vous utilisez un logiciel. Cela vous évitera une mauvaise surprise ! ;
- Classez soigneusement vos justificatifs : conservez tous vos documents comptables/justificatifs et classez-les de manière organisée pour pouvoir y accéder facilement en cas de contrôle fiscal ;
- Informez-vous sur les règles en vigueur : la réglementation évolue régulièrement. Tenez-vous informé des changements concernant les taux de TVA, les cotisations sociales, les exonérations éventuelles et les dates limites de déclaration ;
Faites appel à un expert en cas de doute : même si vous gérez vous-même votre comptabilité, n’hésitez pas à consulter un expert-comptable ou à contacter le service client de votre logiciel en cas de questions. Comme on dit, mieux vaut prévenir que guérir !